Dit empirisch onderzoek benadrukt het belang van de kennisoverdracht* van oudere op jongere werknemers en heeft als doel om de kritieke succesfactoren* te bepalen met betrekking tot de kennisoverdracht van oudere werknemers. Hierbij is het perspectief van HR-functionarissen en oudere werknemers meegenomen. Het onderzoek laat zien dat er 7 kritieke succesfactoren zijn voor kennisoverdracht.
1. Kritieke functies
Voordat kennisoverdracht succesvol plaats kan vinden, dient de organisatie een kennisportfolio aan te leggen. Deze kennisportfolio maakt inzichtelijk welke werknemers op korte termijn de organisatie gaan verlaten. De organisatie gaat daarbij na welke waardevolle kennis deze personen in huis hebben, welke kennis er precies overgedragen moet worden en in welke vorm, eventueel aan wie (intern/extern) en wat het tijdbestek is om deze kennis over te dragen. Menig organisatie blijkt deze zogenaamde 'kritieke functies' niet scherp in beeld te hebben. Dit heeft tot gevolg dat werknemers vanuit deze kritieke functies uitstromen en daarmee ook de waardevolle kennis.
2. Organisatiemiddelen
Deze factor verwijst naar de tijd en het geld die nodig zijn voor de kennisoverdracht. Kennisoverdracht van oudere werknemers op jongere werknemers is zeer intensief en daarom dient er bewust tijd te worden vrijgemaakt voor dit proces. In de praktijk blijkt dat hier nagenoeg geen tijd voor wordt vrijgemaakt. Het kost ook geld om tijd vrij te maken. Wanneer de organisatie een jongere werknemer aan een oudere werknemer koppelt, wordt een functie (deels) door twee man uitgevoerd. De organisatie moet hier voor open staan. Daarnaast is het belangrijk dat kennis die opgeschreven kan worden, wordt opgeslagen in bepaalde systemen, mappen of databases*. Belangrijk is dat deze mogelijkheden goed zichtbaar en vindbaar zijn in de organisatie.
3. Bereidheid en geschiktheid van jongere en oudere werknemers
Oudere werknemers zijn veelal bereid om hun kennis te delen met jongere werknemers. Zij zien het als een verplichting naar de organisatie toe, als noodzaak omdat de kennis van hun opvolgers niet altijd volledig aansluit bij de dagelijkse praktijk, en om persoonlijke redenen (het geeft hen bijvoorbeeld een voldaan gevoel). Maar niet iedereen heeft deze intentie en daarbij komt de houding 'kennis is macht' ook regelmatig voor. Indien de oudere werknemer bereid is om kennis over te dragen, is het ook van wezenlijk belang dat de ontvanger van deze kennis - de jongere werknemer - open staat voor deze kennis. Een jongere werknemer dient enthousiast en geïnteresseerd te zijn. Uiteindelijk gaat kennisoverdracht over een wisselwerking tussen werknemers waarbij het succes afhankelijk is van de inzet en attitude van beiden.
Naast de bereidheid dient de jongere werknemer de kennis van de oudere werknemer te begrijpen en in staat te zijn om deze kennis eigen te maken. En de oudere werknemer moet in staat zijn om kennis succesvol over te dragen. Kenmerkend voor technische werknemers is dat zij sterk gericht zijn op de inhoud van hun vak en veel minder met het grotere geheel / het belang voor de organisatie (waaronder kennisoverdracht). Zij willen kennis wel overdragen, maar weten niet hoe ze dit moeten doen. Effectief communiceren en samenwerken met jongere werknemers speelt hierbij een belangrijke rol.
4. Strategie voor kennisoverdracht
Om ervoor te kunnen zorgen dat alle waardevolle kennis van uitstromende oudere werknemers in het bedrijf blijft, is het van belang om kennisoverdracht consequent te organiseren en een strategie te formuleren. In de praktijk wordt kennisoverdracht vaak ad hoc gedaan; binnen bepaalde afdelingen vindt kennisoverdracht plaats, maar tussen afdelingen en binnen de gehele organisatie vaak niet. Indien de organisatie kennisoverdracht organisatiebreed toepast, heeft zij meer controle en overzicht. Het komt vaak voor dat organisaties wel plannen maken om kennis te behouden, maar de uitwerking en opvolging blijft veelal uit.
5. Management, leiderschap en support
Voor bovenstaande genoemde strategie en de implementatie is het management van de organisatie verantwoordelijk. Het management dient het belang van kennisoverdracht in te zien en dit top down in de organisatie te ondersteunen en de mogelijkheden hiervoor te bieden. Denk hierbij aan beschikbare tijd en budget. Daarnaast is het aan de leidinggevenden om er op toe te zien dat de kennisoverdracht ook daadwerkelijk plaatsvindt en het belang en waarde ervan voor organisatie wordt benadrukt.
6. Organisatiesystemen
In de praktijk is het soms mogelijk om kennis over bepaalde problematiek, aanpak en procedures op te schrijven. Het is hierbij belangrijk dat deze kennis centraal is terug te vinden en toegankelijk is voor iedereen. Dit lijkt logisch maar in de praktijk komen deze documenten vaak alleen op de harde schijf te staan van de betreffende (oudere) werknemer. Hierdoor wordt de kennis niet overgedragen aangezien er niemand anders toegang tot deze informatie heeft. Er zullen bijvoorbeeld centrale mappen, databases en intranet pagina's moeten worden aangemaakt om de vastgelegde kennis te kunnen borgen en beschikbaar te stellen voor anderen.
7. Organisatiecultuur
De cultuur in een organisatie is van groot belang voor de kennisoverdracht van oudere werknemers. Een open, collegiale, informele en laagdrempelige cultuur stimuleert de kennisoverdracht van oudere op jongere werknemers. Werknemers die deze cultuur ervaren en de organisatie vertrouwen zullen sneller bereid zijn om hun kennis te delen. Organisaties waarin deze cultuur niet aanwezig is, zullen toch moeten proberen om de zich aan te passen om veiligheid en vertrouwdheid te waarborgen.
In het onderzoek wordt de bereidheid van oudere werknemers om kennis te delen sterk benadrukt. Maar managers en leidinggevenden mogen er niet meteen vanuit gaan dat het op deze manier werkt. Er kunnen oudere werknemers zijn die de gedachte 'kennis is macht' hebben. Wanneer een organisatie van een oudere werknemer verwacht dat hij of zij kennis gaat overdragen naar een jongere opvolger is het advies om op voorhand in gesprek te gaan met de oudere werknemer in kwestie. Is deze persoon bereid om kennis over te dragen of verwacht deze werknemer tegen bepaalde problemen aan te lopen? De organisatie kan bepalen hoe zij hier een rol in kan spelen en wat de oudere werknemer zelf kan veranderen. Individuele aandacht is van groot belang.
Best practices
In het onderzoek is ook een aantal best practices besproken. Deze kunnen worden beschouwd als ondersteuning aan de kritieke succesfactoren. Zo zijn er tijdens de interviews bepaalde coachings- (Hoe coach ik mijn jongere opvolger?) en communicatietrajecten (verbeteren van de communicatievaardigheden) besproken die kunnen worden ingezet om oudere werknemers te ondersteunen bij de kennisoverdracht. Dit geldt bij met name bij overdracht van impliciete kennis. Daarnaast zijn er ook samenwerkingen met scholen om ervoor te zorgen dat er meer jongeren voor een technische opleiding gaan kiezen en dat de opleidingen beter aansluiten bij de wensen en/of eisen van de praktijk.
Tot slot maken wij de opmerking dat de kritieke functies niet leeftijdgebonden zijn. Dit onderzoek is gericht op de kennisoverdracht van oudere op jongere werknemers. De kritieke functies zijn in kaart gebracht in de kennisportfolio en is een belangrijk onderdeel van het voorwaardenscheppend kader van succesvolle kennisoverdracht.
Hoe staat het met kennisoverdracht binnen jouw organisatie?
*Definities:
• 1. Oudere werknemer: werknemer 55 jaar of ouder.
• 2. Impliciete kennis: kennis die in iemand zijn hoofd zit en is dus erg persoonsgebonden. Deze kennis bestaat uit ervaringen en is lastig uit te drukken en over te dragen. In het onderzoek ligt de nadruk op de impliciete kennis.
• 3. Expliciete kennis: expliciete kennis kan gemakkelijk gedocumenteerd worden en bestaat voornamelijk uit uitgeschreven richtlijnen, procedures, processen. Deze kennis is eenvoudig over te dragen naar derden.
• 4. Kennisoverdracht: dit is het belangrijkste proces van kennismanagement waarbij je te maken hebt met een zender (oudere werknemer) en een ontvanger (jongere werknemer). Dit onderzoek focust zich op de zender, dus oudere werknemer.
• 5. Kritieke succes factor: deze factor maakt daadwerkelijk het verschil voor het succes van kennisoverdracht. Het is voor de organisatie noodzakelijk dat deze factor aanwezig is en aandacht aan wordt besteed. Belangrijk is dat een kritieke factor ook generaliseerbaar moet zijn.